9 septembre 2020
De nombreuses PME ont tardé à inclure dans leur agenda d’investissement la digitalisation de la place de travail et la formation du personnel à l’utilisation des outils. De tels investissements permettent pourtant de réduire les besoins en espaces administratifs coûteux, de réduire les frais de déplacements, et enfin d’améliorer l’efficience d’une main d’œuvre qualifiée qui se fait rare. La majorité des acteurs présents sur notre territoire, ont de plus des opérations et des activités éparpillées sur des sites multiples ou à l’international. Ce qui devrait les inciter à accélérer la digitalisation de l’espace de travail afin aussi de pouvoir déployer efficacement le travail collaboratif distanciel. Nous avons ainsi pu constater que beaucoup de secteurs et d’entreprises se sont félicités du déploiement rapide du télétravail qui a été unanimement salué par les dirigeants. Sans compter le fait que nombreux sont les collaborateurs qui apprécient le fait d’économiser les temps de déplacements et gagner en autonomie.
Home office et digitalisation des processus, un tandem indissociable
Avec quelques mois de recul nous pouvons constater qu’en réalité l’expérience du télétravail n’est pas aussi concluante qu’on veut bien le décrire. En effet, pour travailler efficacement à distance il ne suffit pas de choisir un outil de téléconférence et le déployer. La mise en place du télétravail de manière durable exige la digitalisation de la place de travail et des processus de l’entreprise.
La digitalisation de la place de travail se fait principalement au travers trois opérations clés :
La dématérialisation, par exemple gestion des dossiers, des factures, des notes de frais, des formulaires.
La désintermédiation et la personnalisation de l’offre : ce lien direct entre l’entreprise et ses clients, ou entre le collaborateur et les prestataires de services permet de développer une offre adaptée aux besoins et d’intégrer les marges des intermédiaires. La récolte des données permet aussi d’apporter prédictibilité et anticipation au business.
Et enfin, l’automatisation des tâches et suivi du workflow dans le cadre de processus administratifs ou de gestion de projets.
Un des principaux avantages du développement des services et des outils de gestion en ligne, est de soutenir l’autonomisation des collaborateurs tout en déchargeant les services support de tâches à moindre valeur ajoutée. En effet, la digitalisation de la place de travail, au-delà des choix technologiques et de la maitrise des outils, exige surtout une façon différente de travailler et de manager les équipes.
Le télétravail : un changement multi-facettes
Le télétravail qui s’est largement répandu, engendre effectivement un changement radical du rapport aux autres, au temps, à l’information et à la performance. Le travail des équipes distancielles exige du manager, des capacités de coordination en temps réel, d’activités dispersées sur plusieurs sites. Il n’est plus possible de déléguer ni de contrôler linéairement les tâches d’autant plus que le manager n’a plus ses équipes à proximité et ne peut par conséquent plus vérifier quotidiennement leurs interactions et leur fonctionnement. Le télétravail accélère ainsi d’une part, les changements de postures et de compétences managériales et d’autre part, l’empowerment et la responsabilisation du collaborateur.
De nouveaux paramètres d’évaluation des performances et de l’engagement sont aussi à mettre en place. Par exemple, dans les équipes de projets travaillant en télétravail, l’évaluation est faite lors du passage de chaque jalon, par toute l’équipe projet. Le manager fait de l’arbitrage. L’évaluation devient permanente et moins formelle et se base sur un processus de feed-back continu, régulier et tenant compte de l’avis de chacun selon une grille de feed-back plus ou moins précise. Ceci vient compléter et enrichir le bilan annuel du collaborateur qui pourra être objectivé. Dans un tel contexte, chacun des membres de l’équipe doit jouer sa partition avec précision et savoir exactement ce qui est attendu de lui ou d’elle, et surtout de connaitre les responsabilités des autres collègues.
Créer un état d’esprit de collaboration et une culture de travail positive à distance, exige de grandes capacités de communication et de leadership de la part des dirigeants et cadres. Ces derniers sont confrontés encore d’avantage au défi de trouver le bon équilibre entre les éléments rationnels et émotionnels de gestion de l’équipe. Le succès durable de l’hybridation de l’organisation réside également dans l’évolution des comportements de l’ensemble de l’organisation et dans le développement des soft skills de tous les collaborateurs. L’adaptation des profils et l’accompagnement du changement seront aussi importants que celle des outils et des systèmes.
Vers une hybridation et digitalisation harmonieuse
En résumé, l’hybridation et la digitalisation de la place de travail sont des processus transformationnels indissociables ayant d’importants impacts aussi bien sur l’organisation de l’entreprise que sur sa culture. L’entreprise qui souhaite travailler en hybride de façon pérenne, devrait s’en donner les moyens en adaptant ses processus managériaux et de prise de décision, notamment celui de l’évaluation et de la valorisation de la performance. C’est un changement organisationnel important, à la fois en terme comportemental que de fonctionnement opérationnel de l’entreprise qui nécessite d’être accompagné.
Réflexions de Samira Marquis, Administratrice indépendante et Directrice de makers id (https://www.makers-id.com)
